🚀Penambahan Fitur Generate Invoice pada Sales Order dan Fitur Cancel SI - [24 July 2024]

Halo, Kawan Simpli! Ada kabar yang perlu kamu tahu, nih! Kini, terdapat penambahan fitur pada Sales Order di SMH (Sales Management Hub) yaitu generate invoice untuk memproses pesanan menjadi faktur atau SI (Sales Invoice) sehingga dapat diproses hingga ke pembayaran dan fitur cancel untuk membatalkan faktur penjualan atau SI (Sales Invoice) yang tidak digunakan atau tidak sesuai agar dapat memudahkan user dalam memaksimalkan penggunaan sistem.

What's New?

1. Penambahan fitur Generate Invoice pada Sales Order.

2. Penambahan fitur cancel pada Sales Invoice.

1. Generate Invoice

Generate invoice merupakan istilah untuk memproses faktur penjualan yang berasal dari Sales Order ( pesanan penjualan). Sebelumnya, Sales Order tidak dapat diproses ke faktur atau SI (Sales Invoice) karena SI berfungsi hanya untuk proses penjualan canvassing saja.

Dengan pembaharuan ini, kamu dapat memproses pesanan SO menjadi SI dengan fitur generate invoice namun dengan beberapa ketentuan berikut:

• SO yang dapat dipilih untuk pembuatan SI adalah SO dengan status To Invoice. Status To Invoice ini dapat muncul apabila SO telah diproses ke pengiriman atau DO (Delivery Order).

• SI hanya dapat dibuat berdasarkan referensi nomor DO yang telah dibuat.

• Kuantitas item SI yang dibuat tidak dapat disesuaikan/diubah, melainkan harus sama dengan jumlah seluruh kuantitas item DO.

Adapun penambahan lainnya yang termasuk dalam proses menggunakan fitur Generate Invoice adalah sebagai berikut.

1. Penambahan Kolom DO & SI pada daftar SO Dengan adanya penambahan fitur generate invoice, tentunya akan memudahkan kamu jika ditampilkan jumlah dokumen yang berkaitan dengan Sales Order tersebut seperti berapa jumlah DO dan SI dan status dari masing-masing dokumennya.

Tampilan kolom DO dan SI

1. Penambahan tanda pada DO dan SI di daftar SO Dalam satu SO memungkinkan untuk memiliki lebih dari satu DO maupun SI. Dikarenakan ada kemungkinan proses pengiriman dengan partially delivered atau fully delivered. Dengan kemungkinan ini, maka penambahan tanda pada DO dan SI ini akan memudahkan kamu untuk memproses SO yang belum selesai diproses hingga selesai. Adapun beberapa tanda yang dimaksud adalah sebagai berikut.

Not Generated : Belum diproses generate. Tanda ini terdapat pada DO dan SI dengan warna abu-abu.
Partially : Telah diproses sebagian. Tanda ini terdapat pada DO dan SI dengan warna putih dan hijau.
Generated : Telah selesai diproses semua. Tanda ini terdapat pada DO dan SI dengan warna hijau.

1. Fitur Generate Invoice pada SO dengan status To Invoice SO yang berstatus To Invoice telah dapat diproses ke SI karena telah memiliki DO. Kamu dapat dengan mudah menggunakannya dengan 2 cara yaitu generate invoice hanya untuk 1 SO dan lebih lebih dari 1 satu SO.

• Generate 1 SO Generate Invoice dari 1 nomor SO saja dengan klik titik tiga lalu Generate Invoice.

• Generate lebih dari 1 SO (Bulk) Generate Invoice dengan lebih dari 1 nomor SO (Bulk Generate Invoice) dengan cara centang setiap SO yang akan berstatus To Invoice kemudian pilih Generate Invoice.

  

  Kemudian, akan muncul popup untuk membuat SI dengan pilihan tanggal faktur. Tanggal yang dapat dipilih tidak boleh lebih awal dari tanggal SO yang dipilih. Jika ada banyak SO, maka SO terbaru yang tanggalnya menjadi batas. Contoh: terdapat 2 SO dengan tanggal 08 Juli 2024 dan 04 Juli 2024. Maka tanggal yang akan dibuat pada SI yang diperbolehkan adalah tidak boleh dibawah dari tanggal 08 Juli 2024.

  

1. Popup, tanda dan notifikasi SI yang sedang diproses Jika kamu telah melakukan generate invoice, maka akan muncul popup berikut.

   

   

   
2. Notifikasi SI yang telah selesai diproses SI yang telah berhasil diproses akan muncul pada menu notifikasi seperti berikut.

   

2. Cancel SI (Sales Invoice)

Cancel SI (Sales Invoice) merupakan fitur untuk membatalkan faktur yang sudah tidak berlaku atau tidak digunakan lagi. SI yang dapat dibatalkan adalah SI dengan ketentuan belum terbayarkan atau dengan status aktif.

1. Fitur Cancel SI

Untuk membatalkan SI terdapat dua cara yaitu dari menu action pada daftar SI dan dari detail SI.

• Cancel dari daftar SI Kamu dapat membatalkan SI yang telah dibuat jika berstatus active dan belum dibayarkan sama sekali dengan cara klik action titik tiga kemudian pilih Cancel.

  
• Cancel dari detail SI Kamu dapat membatalkan SI yang telah dibuat jika berstatus active dan belum dibayarkan sama sekali dengan cara klik nomor invoice kemudian pilih Cancel.

  

1. Popup Confirmation Cancel SI

Terdapat popup confirmation agar kamu lebih aware terhadap yang dilakukan. Pembatalan SI tidak dapat diurungkan jika sudah klik Yes. Kamu juga tidak bisa menggunakan nomor dokumen SI yang sama dengan yang telah dibatalkan untuk generate SI berikutnya.

1. SI berhasil dibatalkan

Jika SI telah berhasil dicancel, maka muncul popup message "Sales Invoice (SI-240xxxxxxx) cancelled successfully" dan status SI dari Active berubah menjadi Cancelled.

Tampilan pada detail SI

Tampilan pada daftar SI

1. Tampilan daftar SO jika terdapat SI yang telah dibatalkan

Jika terdapat SI yang telah dibatalkan, tentunya akan berdampak pada SO. Tanda pada SI akan menjadi Not Generated kembali namun terdapat jumlah SI yang telah dibuat sebelumnya beserta status SI seperti pada gambar berikut.

For Your Information!

Fitur ini masih dalam tahap beta atau pengembangan bertahap. Oleh karena itu, kedepannya akan ada penyesuaian dan penambahan beberapa fitur baru ya, Kawan Simpli.

Selamat mencoba, Kawan Simpli!

Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.

Salam Hangat - Androsim -