🔥Pembaharuan Backoffice: Basic Call Procedure - Alur Kerja Kunjungan Salesman [10 Juli 2026]
Halo, Kawan Simpli! 👋
Ada kabar gembira untukmu
Kami telah melakukan beberapa pembaruan penting untuk membuat pengalaman menggunakan SimpliDOTS semakin lancar dan nyaman. Berikut ringkasannya:
Ringkasan
Fitur Basic Call Procedure (BCP) memungkinkan Admin mengatur alur aktivitas yang harus dilakukan salesman saat melakukan visit.
Admin dapat menentukan:
Aktivitas yang wajib atau opsional.
Urutan aktivitas yang harus dikerjakan.
Salesman yang menggunakan alur tersebut.
Di aplikasi SFA, salesman akan mengikuti alur aktivitas sesuai urutan yang telah ditentukan. Aktivitas wajib harus diselesaikan sebelum lanjut ke aktivitas berikutnya. Jika visit berakhir No-Sales (misalnya toko tutup), salesman tetap dapat checkout tanpa menyelesaikan seluruh aktivitas wajib.
Fitur ini dapat diakses melalui:
Menu Kunjungan > Basic Call Procedure (BCP)
Kenapa Fitur Ini Dibuat?
Menjaga kepatuhan SOP dengan memastikan salesman mengikuti alur kunjungan yang telah ditentukan.
Mengurangi aktivitas yang terlewat, seperti stock checking atau collect pembayaran.
Memudahkan monitoring supervisor terhadap proses kunjungan salesman.
Fleksibel, karena alur dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing distributor tanpa custom development.
Apa yang Baru?
Untuk Admin (Backoffice SMH)
1. Membuat Basic Call Procedure (BCP)
Admin kini dapat membuat alur kunjungan (BCP) untuk menentukan:
Nama BCP — Beri nama unik untuk BCP (maksimal 100 karakter).
Status — Tentukan apakah BCP langsung Active atau disimpan sebagai Inactive.
Aktivitas (Modul) — Pilih aktivitas yang harus dilakukan saat visit, seperti Order, Invoice, Payment, Collection, dan Customer Stock.
Check-in dan Check-out tidak perlu ditambahkan karena otomatis menjadi aktivitas pertama dan terakhir pada setiap BCP.
Urutan (Sequence) — Menentukan urutan aktivitas saat visit. Aktivitas pada urutan berikutnya baru bisa dikerjakan setelah seluruh aktivitas wajib pada urutan sebelumnya selesai. Urutan dapat diatur dengan drag-and-drop atau mengubah nomor urutan. Jika beberapa aktivitas memiliki urutan yang sama, aktivitas tersebut akan muncul bersamaan dan salesman bebas memilih mana yang dikerjakan lebih dulu.
Wajib / Opsional — Tentukan apakah suatu aktivitas wajib atau opsional.
Aktivitas wajib harus diselesaikan sebelum lanjut ke aktivitas berikutnya, sedangkan aktivitas opsional dapat dilewati.
Label Overridden akan muncul jika status aktivitas berbeda dari pengaturan default.
Assign Salesman — Pilih salesman yang akan menggunakan BCP ini.
Satu salesman hanya dapat di-assign ke satu BCP yang berstatus Active.
Jika salesman sudah di-assign ke BCP Active lain, sistem akan menolak proses assign dan menampilkan nama salesman yang berkonflik. Salesman tersebut harus di-remove dari BCP sebelumnya sebelum dapat di-assign ke BCP ini.
Apabila salesman hanya terdaftar pada BCP yang berstatus Non Active, maka salesman dapat langsung di-assign ke BCP ini.
2. Lihat Daftar Basic Call Procedure (BCP)
Halaman Daftar BCP menampilkan seluruh BCP yang telah dibuat beserta informasi
Nama BCP.
Status.
Jumlah salesman yang di-assign.
Daftar aktivitas.
Tanggal dibuat terakhir diubah.
Admin juga dapat:
Filter daftar berdasarkan status (Active atau Inactive).
Filter Aktivitas — Tampilkan BCP berdasarkan aktivitas yang digunakan, misalnya Order atau Collection.
Cari BCP — Cari berdasarkan nama BCP (maksimal 3 kata).
Urutkan — Berdasarkan tanggal dibuat, tanggal diubah, atau nama. Secara default, daftar diurutkan dari yang terbaru.
3. Detail Basic Call Procedure (BCP)
Klik salah satu BCP pada daftar untuk melihat detail konfigurasinya. Pada halaman ini ditampilkan:
Sisi kiri
Nama BCP.
Status (Active / Inactive).
Jumlah salesman yang di-assign (klik untuk melihat daftar salesman).
Tanggal dibuat dan terakhir diubah.
Sisi kanan
Daftar aktivitas (Module Configuration) beserta urutan (Sequence) dan status Wajib/Opsional.
Dari halaman ini, Admin juga dapat langsung Edit atau Delete BCP melalui tombol di pojok kanan atas.
4. Edit Basic Call Procedure (BCP)
Admin dapat mengubah seluruh konfigurasi BCP, mulai dari nama, status, aktivitas, urutan (Sequence), status Wajib/Opsional, hingga assignment salesman.
Perlu diketahui:
Perubahan hanya berlaku untuk visit baru setelah BCP disimpan. Visit yang sedang berjalan tetap menggunakan konfigurasi sebelumnya.
Check-in dan Check-out bersifat wajib sehingga tidak dapat dihapus atau diubah menjadi opsional.
Salesman yang sudah di-assign ke BCP lain tidak dapat ditambahkan ke BCP ini.
5. Duplikat Basic Call Procedure (BCP)
Admin dapat menduplikasi BCP yang sudah ada untuk membuat BCP baru dengan konfigurasi yang sama, sehingga tidak perlu mengatur ulang seluruh konfigurasi dari awal.
6. Aktifkan / Nonaktifkan Basic Call Procedure (BCP)
Admin dapat mengubah status BCP menjadi Active atau Inactive kapan saja.
Active — BCP digunakan pada setiap visit baru oleh salesman yang di-assign.
Inactive — Visit baru tidak lagi menggunakan BCP, sedangkan visit yang sedang berjalan tetap mengikuti konfigurasi sebelumnya.
Saat BCP dinonaktifkan, seluruh konfigurasi dan assignment salesman tetap tersimpan sehingga dapat diaktifkan kembali kapan saja.
⚠️ Catatan: Salesman yang masih di-assign ke BCP berstatus Inactive tetap tidak dapat di-assign ke BCP lain. Hapus assignment terlebih dahulu jika ingin memindahkannya ke BCP lain.
7. Hapus / Arsipkan Basic Call Procedure (BCP)
Ketersediaan aksi bergantung pada penggunaan BCP.
BCP belum pernah digunakan
✅ Dapat dihapus permanen (dengan konfirmasi).
BCP pernah digunakan dan tidak ada visit aktif
❌ Tidak dapat dihapus, tetapi dapat diarsipkan (Inactive).
BCP sedang digunakan pada visit yang masih berjalan
❌ Tidak dapat dihapus maupun diarsipkan. Sistem akan menampilkan daftar visit yang masih aktif.
Arsip berarti BCP diubah menjadi Inactive. Seluruh konfigurasi tetap tersimpan dan dapat diaktifkan kembali kapan saja.
Untuk Salesman (Mobile SFA)
1. Tombol Basic Call Procedure (BCP) di Menu Customer
Setelah Check-in, menu customer akan menampilkan tombol BCP sesuai status visit:
Lanjutkan Aktivitas — Muncul saat status Visiting. Digunakan untuk membuka daftar aktivitas BCP.
Lihat Aktivitas — Muncul saat status Visited. Menampilkan ringkasan aktivitas yang telah dikerjakan (hanya untuk dilihat).
Tombol ini hanya muncul jika salesman telah di-assign ke BCP.
2. Panel Daftar Aktivitas
Saat memilih Lanjutkan Aktivitas, akan muncul panel yang menampilkan seluruh aktivitas BCP beserta statusnya.
✅ Selesai
Aktivitas sudah dikerjakan.
🔒 Terkunci
Aktivitas belum dapat dibuka karena masih ada aktivitas wajib yang belum selesai.
⏳ Sedang Dikerjakan
Aktivitas sedang berlangsung.
Cara kerja:
Pilih aktivitas yang tersedia untuk langsung membuka halaman terkait (misalnya Order, Invoice, atau Collection).
Jika memilih aktivitas yang masih terkunci, akan muncul pesan "Selesaikan aktivitas wajib terlebih dahulu."
Jika terdapat beberapa aktivitas dengan Sequence yang sama, aktivitas tersebut ditampilkan sebagai Aktivitas Paralel dan dapat dikerjakan dalam urutan apa pun.
3. Pengecekan Prasyarat
Saat salesman membuka atau menyimpan transaksi, sistem akan memastikan aktivitas tersebut sudah dapat dikerjakan. Jika masih ada aktivitas wajib yang belum selesai, akan muncul pesan:
"Selesaikan aktivitas yang diperlukan."
4. Aktivitas Otomatis Selesai
Setelah transaksi berhasil disimpan, aktivitas terkait akan otomatis ditandai Selesai (✅). Salesman tidak perlu menandainya secara manual.
Check-in
Otomatis saat check-in.
Order
Minimal 1 Sales Order berhasil disubmit.
Invoice
Minimal 1 Sales Invoice berhasil dibuat.
Payment
Minimal 1 pembayaran berhasil dicatat.
Collection
Minimal 1 collection berhasil dicatat.
Customer Stock
Data stok berhasil disimpan, termasuk jika memilih Tidak Ada Stok.
Check-out
Otomatis saat check-out.
Setelah suatu aktivitas selesai, aktivitas berikutnya yang sebelumnya terkunci akan otomatis terbuka jika seluruh prasyaratnya telah terpenuhi.
5. Checkout
Saat salesman melakukan Checkout atau Check-in ke Customer Lain, sistem akan memeriksa status aktivitas BCP.
Jika semua aktivitas wajib sudah selesai:
Jika terdapat transaksi (sales), checkout langsung diproses.
Jika tidak ada transaksi, salesman diminta memilih alasan No-Sales, kemudian checkout diproses.
Jika masih ada aktivitas wajib yang belum selesai:
Sistem akan menampilkan konfirmasi "Kamu akan check out tanpa menyelesaikan [nama aktivitas]"
Setelah klik OK, salesman memilih alasan Skip atau No-Sales (sesuai kondisi), lalu checkout diproses.
Jika hanya aktivitas opsional yang belum selesai:
Sistem akan menampilkan konfirmasi "Beberapa aktivitas opsional belum diselesaikan".
Salesman tetap dapat melanjutkan checkout. Jika tidak ada transaksi, salesman tetap diminta memilih alasan No-Sales.
6. Auto Checkout
Jika salesman melakukan Check-in ke customer lain saat masih berstatus Visiting, sistem akan otomatis melakukan checkout pada customer sebelumnya.
Proses yang terjadi:
Sistem menampilkan konfirmasi "Kamu akan check out dari [Nama Customer A]..."
Jika masih ada aktivitas wajib yang belum selesai, sistem akan menampilkan konfirmasi sesuai aturan BCP.
Setelah salesman memilih alasan yang diperlukan, customer sebelumnya akan di-checkout dan proses check-in ke customer berikutnya akan dilanjutkan secara otomatis.
7. Aktivitas yang Tidak Tersedia di Role Salesman
Jika salesman tidak memiliki akses ke modul tertentu (misalnya Collection), maka aktivitas tersebut:
Tidak ditampilkan pada daftar aktivitas BCP.
Tidak menghambat/memblokir aktivitas berikutnya.
Akan dilewati secara otomatis oleh sistem.
Salesman tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
8. Offline Support & Sinkronisasi
BCP tetap dapat digunakan saat perangkat tidak terhubung ke internet.
Selama offline:
Urutan aktivitas, status wajib/opsional, dan aturan blocking tetap mengikuti data yang tersimpan di perangkat.
Progress aktivitas disimpan secara lokal.
Saat perangkat kembali online:
Progress aktivitas akan otomatis disinkronkan ke server.
Jika salesman menggunakan lebih dari satu perangkat, progress dari masing-masing perangkat akan diperbarui setelah proses sinkronisasi.
Jika terjadi check-in pada customer yang berbeda dari dua perangkat tanpa checkout, setelah sinkronisasi hanya satu customer yang akan tetap berstatus Visiting, sedangkan visit yang lebih lama akan otomatis di-checkout.
9. Aman dari Perubahan BCP
Jika Admin mengubah konfigurasi BCP saat salesman masih melakukan visit, perubahan tersebut tidak akan memengaruhi visit yang sedang berjalan.
Visit akan tetap menggunakan konfigurasi BCP yang berlaku saat visit dimulai. Konfigurasi yang baru hanya berlaku untuk visit yang dibuat setelah perubahan disimpan.
Cara Menggunakan
Admin — Membuat BCP Baru
Login ke Backoffice (SMH).
Buka menu Basic Call Procedure (pada area yang sama dengan Employee Route Plan).
Klik Buat BCP Template.
Isi Nama BCP (harus unik, maksimal 100 karakter).
Pilih Status:
Active — BCP langsung dapat digunakan.
Inactive — BCP disimpan dan dapat diaktifkan nanti.
Pilih aktivitas yang akan digunakan. Check-in dan Check-out akan ditambahkan secara otomatis.
Atur Sequence (urutan) dengan drag-and-drop atau mengubah nomor urutan, lalu tentukan status Wajib atau Opsional untuk setiap aktivitas.
Pilih salesman yang akan menggunakan BCP.
Klik Simpan.
💡 Membuat aktivitas paralel Berikan nomor Sequence yang sama pada dua atau lebih aktivitas. Misalnya Order dan Collection sama-sama menggunakan Sequence 2, sehingga keduanya dapat dikerjakan dalam urutan apa pun.
💡 Permission yang dibutuhkan Akun Admin harus memiliki permission Route → Control dan Employee → Read. Jika menu Basic Call Procedure tidak muncul, minta Super Admin untuk mengaktifkan permission tersebut pada Role Group Anda.
Salesman — Mengerjakan BCP saat Visit
Lakukan Sync pada aplikasi untuk mengambil konfigurasi BCP terbaru.
Lakukan Check-in ke customer seperti biasa.
Pada menu customer, klik Lanjutkan Aktivitas untuk membuka daftar aktivitas BCP.
Pilih aktivitas yang akan dikerjakan, misalnya Order, lalu sistem akan membuka halaman yang sesuai.
Setelah transaksi berhasil disimpan, aktivitas akan otomatis ditandai Selesai (✅) dan aktivitas berikutnya akan terbuka jika syaratnya sudah terpenuhi.
Lanjutkan hingga seluruh aktivitas wajib selesai.
Setelah selesai, klik Checkout untuk mengakhiri visit.
Jika tidak ada transaksi (No-Sales):
Klik Checkout.
Sistem akan menampilkan konfirmasi sesuai status aktivitas BCP.
Pilih alasan No-Sales, kemudian checkout akan diproses dan visit selesai.
Contoh Penggunaan
Contoh 1: Wajib Cek Stok Sebelum Order
Case:
Admin ingin memastikan salesman wajib melakukan Customer Stock dan membuat Order sebelum checkout. Sementara Collection bersifat opsional.
Konfigurasi BCP:
1
Check-in
✅ Wajib (otomatis)
2
Customer Stock
✅ Wajib
3
Order
✅ Wajib
4
Collection
Opsional
5
Check-out
✅ Wajib (otomatis)
Alur di aplikasi SFA:
Salesman melakukan Check-in ke customer, lalu klik Lanjutkan Aktivitas.
Panel aktivitas menampilkan:
Customer Stock (dapat dikerjakan)
Order (🔒 Terkunci)
Collection (🔒 Terkunci)
Salesman menyelesaikan Customer Stock dan menyimpan data.
Setelah selesai, Order otomatis terbuka.
Salesman membuat Sales Order dan menyimpan transaksi.
Collection bersifat opsional sehingga dapat dilewati.
Salesman melakukan Checkout, dan visit berhasil diselesaikan.
Dengan alur ini, salesman tidak dapat membuat Sales Order atau melakukan Checkout sebelum aktivitas Customer Stock selesai.
Contoh 2: Order & Collection Bisa Dikerjakan Bersamaan
Case:
Admin ingin salesman wajib membuat Order dan melakukan Collection, tetapi keduanya dapat dikerjakan dalam urutan apa pun.
Konfigurasi BCP:
1
Check-in
✅ Wajib (otomatis)
2
Order
✅ Wajib
2
Collection
✅ Wajib
3
Check-out
✅ Wajib (otomatis)
Alur di aplikasi SFA:
Salesman melakukan Check-in, lalu klik Lanjutkan Aktivitas.
Panel aktivitas menampilkan Order dan Collection sebagai Aktivitas Paralel, sehingga keduanya langsung dapat dikerjakan.
Salesman bebas memilih apakah ingin mengerjakan Order atau Collection terlebih dahulu.
Setelah salah satu aktivitas selesai, aktivitas lainnya tetap harus diselesaikan.
Setelah Order dan Collection sama-sama selesai, salesman dapat melakukan Checkout.
Karena kedua aktivitas memiliki Sequence yang sama, keduanya dapat dikerjakan dalam urutan apa pun. Namun, Checkout baru dapat dilakukan setelah kedua aktivitas wajib tersebut selesai.
Contoh 3: Toko Tutup — Checkout Tanpa Transaksi
Case:
Salesman sudah melakukan Check-in, tetapi toko tutup sehingga tidak dapat melakukan transaksi.
Alur di aplikasi Salesman
Salesman melakukan Check-in ke customer.
Salesman memilih Checkout.
Sistem menampilkan konfirmasi "Kamu akan check out tanpa menyelesaikan Order, Collection"
Salesman klik OK untuk melanjutkan.
Karena tidak ada transaksi, sistem meminta salesman memilih alasan No-Sales.
Salesman memilih alasan "Toko Tutup".
Visit selesai, dan aktivitas yang belum dikerjakan akan dicatat sebagai Skipped.
Contoh 4: Check-in Customer Baru Tanpa Checkout Customer Lama
Case:
Salesman masih berstatus Visiting di Toko A, tetapi ingin langsung melakukan Check-in ke Toko B.
Alur di aplikasi Salesman
Salesman memilih Check-in pada Toko B.
Sistem menampilkan konfirmasi "Kamu akan check out dari Toko A..."
Jika masih ada aktivitas wajib yang belum diselesaikan di Toko A, sistem akan menampilkan konfirmasi sesuai aturan BCP.
Salesman memilih alasan yang diperlukan untuk melanjutkan checkout.
Sistem otomatis melakukan Checkout dari Toko A, kemudian melanjutkan Check-in ke Toko B.
Dengan alur ini, salesman tidak perlu melakukan checkout secara manual sebelum berpindah ke customer berikutnya.
Setelah Fitur Ini Aktif
Pastikan akun Admin memiliki permission yang diperlukan.
Buat BCP dan assign ke salesman yang akan menggunakannya.
Minta salesman melakukan Sync aplikasi untuk mengambil konfigurasi BCP terbaru.
Informasikan kepada salesman bahwa setelah Check-in, akan muncul tombol Lanjutkan Aktivitas untuk menjalankan alur BCP.
Salesman yang tidak di-assign ke BCP tetap dapat melakukan visit seperti biasa tanpa perubahan pada alur kerja.
Yang Perlu Diperhatikan
Salesman yang tidak di-assign ke BCP tetap melakukan visit seperti biasa. Fitur ini tidak mengubah alur kerja mereka.
Perubahan BCP oleh Admin hanya berlaku untuk visit baru. Visit yang sedang berjalan tetap menggunakan konfigurasi saat visit dimulai.
Setiap salesman hanya dapat di-assign ke satu BCP. Jika ingin menggunakan BCP lain, salesman harus dihapus dari assignment BCP sebelumnya terlebih dahulu.
Tidak diperlukan permission baru. Fitur ini menggunakan permission Route, Weekly Route, dan Employee Route Plan yang sudah tersedia.
Jika salesman tidak memiliki akses ke suatu modul, aktivitas tersebut tidak akan ditampilkan dan akan dilewati secara otomatis oleh sistem.
Setelah Admin membuat, mengubah, atau meng-assign BCP, salesman perlu melakukan Sync agar konfigurasi terbaru terunduh ke perangkat.
Jika salesman melakukan Clear All Data pada aplikasi, konfigurasi BCP akan diunduh kembali saat Sync berikutnya. Namun, progress aktivitas yang belum sempat disinkronkan ke server akan hilang.
FAQ
Apakah fitur ini otomatis aktif untuk semua tenant?
Tidak. BCP bersifat opsional. Fitur ini hanya berlaku jika Admin membuat BCP dan meng-assign salesman. Jika belum ada BCP, alur visit tetap seperti biasa.
Bagaimana jika Admin mengubah BCP saat salesman sedang visit?
Perubahan hanya berlaku untuk visit baru. Visit yang sedang berjalan tetap menggunakan konfigurasi BCP saat visit dimulai.
Apakah satu salesman bisa menggunakan lebih dari satu BCP?
Belum bisa. Setiap salesman hanya dapat di-assign ke satu BCP. Jika ingin menggunakan BCP lain, salesman harus dihapus dari assignment BCP sebelumnya terlebih dahulu.
Apa yang terjadi jika BCP dinonaktifkan?
Visit baru tidak lagi menggunakan BCP, sedangkan visit yang sedang berjalan tetap mengikuti konfigurasi sebelumnya. Konfigurasi BCP tetap tersimpan dan dapat diaktifkan kembali kapan saja.
Apakah perlu mengatur permission baru?
Tidak. Fitur ini menggunakan permission:
Route → Control.
Weekly Route → Control.
Employee Route Plan → Control.
Bagaimana jika role salesman tidak memiliki akses ke salah satu aktivitas?
Aktivitas tersebut tidak akan ditampilkan di panel BCP dan akan dilewati secara otomatis oleh sistem, sehingga tidak menghambat aktivitas berikutnya.
Apakah BCP dapat digunakan saat offline?
Ya. Seluruh alur BCP tetap berjalan saat offline. Progress aktivitas disimpan di perangkat dan akan otomatis disinkronkan ketika perangkat kembali online.
Apa perbedaan Hapus dan Arsip?
Hapus: BCP dihapus permanen dan hanya dapat dilakukan jika BCP belum pernah digunakan.
Arsip: BCP diubah menjadi Inactive, tetapi seluruh konfigurasi tetap tersimpan dan dapat diaktifkan kembali.
Mengapa aktivitas BCP belum muncul di aplikasi salesman setelah di-assign?
Pastikan salesman sudah melakukan Sync agar konfigurasi BCP terbaru terunduh ke perangkat.
Apakah progress akan tersinkron jika menggunakan dua perangkat?
Ya. Setelah proses Sync, progress dari satu perangkat akan diperbarui di perangkat lainnya. Pastikan kedua perangkat telah melakukan sinkronisasi.
Selamat mencoba, Kawan Simpli!
Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.
Last updated