🔥Pembaharuan Backoffice: Canvas Improvement [11 Maret 2026]
Halo, Kawan Simpli! 👋
Ada kabar gembira untukmu 🎉
Kami telah melakukan beberapa pembaruan penting untuk membuat pengalaman menggunakan SimpliDOTS semakin lancar dan nyaman. Berikut ringkasannya:
✨ What’s New
1. Akhiri Kanvas (End Canvas)
Sebelumnya, sistem tidak mengizinkan kanvas ditutup jika masih terdapat faktur (Sales Invoice) yang belum lunas dengan status Active atau Partially Paid. Hal ini sering menyebabkan kanvas tetap terbuka di sistem meskipun seluruh barang sudah dikembalikan ke gudang.
Apa yang Berubah?
Kanvas Bisa Ditutup Tanpa Menunggu Pelunasan Kini kanvas dapat diakhiri meskipun masih terdapat Sales Invoice yang belum lunas.
Bisa Langsung Membuat Kanvas Baru Karena kanvas lama dapat ditutup tanpa harus menunggu pelunasan faktur, Anda dapat langsung membuat kanvas baru untuk jadwal berikutnya tanpa terhambat oleh sistem.
Monitoring Stok Kanvas Lebih Akurat Sistem kini mencatat kondisi stok tepat saat kanvas diakhiri. Dengan demikian Anda dapat melihat laporan yang lebih jelas untuk setiap sesi kanvas, seperti Stok awal, Barang terjual, Barang dikembalikan, Barang hilang, dan Sisa stok. Hal ini memudahkan monitoring performa salesman di setiap perjalanan kanvas.
Salesman Bisa Fokus pada Penjualan Tagihan yang belum lunas dapat langsung diteruskan ke tim kolektor/collector untuk proses penagihan. Dengan demikian, salesman dapat fokus pada aktivitas penjualan tanpa harus terbebani dengan penagihan nota lama.
Agar dapat menggunakan fitur Collection, akun salesman perlu diberikan akses Role Group minimal Read Collection.
Caranya:
Masuk ke menu Data Master > Pegawai > Konfigurasi Akses.
Pilih RULE APLIKASI Salesman Canvassing yang ingin diberikan akses.
Klik Ubah.
Cari rule aplikasi "Sales Invoice Collection", kemudian centang minimal akses Read Collection atau Control Collection.
Klik Save untuk menyimpan perubahan.
Cara Menggunakan Fitur Baru
1. Membuat Kanvas Baru (Create Canvas)
Admin dapat membuat dokumen kanvas seperti biasa dengan menentukan:
Salesman yang bertugas
Gudang kanvas yang digunakan
Produk yang dibawa
Tanggal dan waktu kanvas
2. Memantau Progres Salesman (Monitoring)
Saat kanvas sedang berjalan, Anda dapat memantau progres melalui tabel Detail Stok Produk.
Penjelasan Tabel Detail Stock Produk:
Stock Awal (Initial Stock)
Jumlah barang yang dibawa oleh salesman saat memulai kanvas. Nilai ini dapat bertambah jika admin melakukan Tambah Stok saat status kanvas Ongoing.
Terjual (Sold)
Jumlah barang yang keluar dari stok kanvas melalui Sales Invoice yang sudah melalui proses Sinkronisasi Transaksi.
Dikembalikan (Returned)
Jumlah barang yang tidak terjual dan dikembalikan ke gudang.
Hilang Stok (Lost Stock)
Jumlah barang yang secara fisik tidak ada (rusak/hilang) sehingga tidak dapat dikembalikan ke gudang.
Sisa Stok (Remaining Stock)
Jumlah sisa stok yang masih berada di gudang kanvas. Kolom ini hanya muncul jika status kanvas Ongoing.
3. Mengakhiri Kanvas (End Canvas)
Kini kanvas dapat diselesaikan meskipun terdapat faktur yang belum lunas, dengan tetap memastikan stok telah diselesaikan.
Selesaikan Stok Terlebih Dahulu (Wajib)
Sebelum menekan tombol Akhiri Kanvas, seluruh stok di gudang kanvas harus diselesaikan sehingga Remaining Stock = 0.
Pada tampilan terbaru terdapat 4 kolom utama:
Quantity to Return (Jumlah Dikembalikan) Isi jumlah barang yang benar-benar dikembalikan ke gudang. Anda juga wajib memilih Warehouse tujuan. Sistem akan otomatis membuat dokumen Stock Transfer.
Lost Stock (Stok Hilang) Isi jika terdapat barang yang rusak atau hilang sehingga tidak dapat dikembalikan ke gudang. Anda wajib mengisi Reason. Sistem akan otomatis membuat dokumen Stock Out.
Remaining Stock (Sisa Stok Fisik) Nilai ini dihitung otomatis oleh sistem setelah dikurangi jumlah return dan lost stock. Nilai ini harus 0 agar kanvas dapat ditutup.
System Quantity Jumlah stok yang tercatat pada sistem kanvas saat ini.
Menangani Tagihan Belum Lunas
Setelah stok diselesaikan dan Anda menekan Akhiri Kanvas, jika masih terdapat faktur yang belum lunas maka sistem akan memberikan pilihan:
Buat Tugas Penagihan Sekarang Faktur otomatis diteruskan ke tim kolektor untuk proses penagihan. Panduan: https://panduan-sap.simplidots.id/sales-automation-platform/smh-sales-management-hub/penjualan/penagihan/cara-buat-penagihan
Akhiri Kanvas Saja Menutup sesi kanvas agar Anda dapat langsung membuat kanvas baru. Panduan: https://panduan-sap.simplidots.id/sales-automation-platform/smh-sales-management-hub/penjualan/canvassing/cara-akhiri-canvas
Catatan: Faktur yang belum lunas akan tetap tersimpan di sistem dengan status Active atau Partially Paid sampai ada pembayaran masuk dikemudian hari.
💡 CATATAN KHUSUS INTEGRASI STOCK ANTARA SIMPLIDOTS X ACCURATE
Untuk user yang menggunakan integrasi stok antara SimpliDOTS dan Accurate, apabila terjadi Stok Hilang (Lost Stock) pada proses kanvas, maka perlu dilakukan penyesuaian stok secara manual di Accurate.
Hal ini karena saat ini dokumen Stock Out dari SimpliDOTS belum terintegrasi otomatis ke Accurate.
Alurnya adalah sebagai berikut:
Sinkronisasi Data
Setelah dokumen pengurangan stok dibuat di Accurate, lakukan Sinkronisasi Data di Backoffice SimpliDOTS.
FAQ
Apakah Sales Invoice bisa dibatalkan jika gudang kanvas sedang digunakan di kanvas lain?
Bisa. Ketika Sales Invoice dibatalkan, sistem akan menganggap transaksi tersebut tidak terjadi sehingga jumlah barang akan kembali ke stok gudang kanvas, meskipun gudang tersebut sedang digunakan oleh kanvas lain.
Apakah Sales Invoice bisa dibatalkan jika kanvas masih berjalan?
Bisa. Jika Sales Invoice dibatalkan saat status kanvas Ongoing, maka jumlah barang yang sebelumnya tercatat sebagai Terjual akan dikurangi dari perhitungan kanvas.
Dengan demikian, perhitungan stok kanvas tetap konsisten antara:
Stok awal
Barang terjual
Barang dikembalikan
Barang hilang
Sisa stok
Apakah dokumen kanvas lama akan ikut diperbarui setelah adanya kolom baru?
Ya. Sistem akan melakukan rekalkulasi otomatis pada dokumen kanvas lama agar sesuai dengan format terbaru.
Jumlah stok yang dikembalikan akan dihitung secara akumulatif berdasarkan dokumen Stock Transfer yang terjadi selama periode kanvas berlangsung.
Hal ini bertujuan agar laporan tetap konsisten dan menghindari kasus seperti stok akhir lebih besar dari stok awal.
Jika mencatat Stock Hilang dan menghasilkan dokumen Stock Out, apakah dokumen tersebut otomatis terintegrasi ke Accurate?
Belum. Saat ini dokumen Stock Out belum didukung untuk integrasi otomatis ke Accurate.
Sehingga jika terjadi Stock Hilang, perlu dilakukan penyesuaian stok secara manual di Accurate dengan cara membuat dokumen Stock Out di Accurate.
Setelah dokumen Stock Out dibuat di Accurate, lakukan sinkronisasi Master Data di SMH.
Dengan demikian, total stok pada gudang di SAP/SimpliDOTS dan Accurate akan kembali sesuai.
2. Perbaikan Kendala Perhitungan Diskon dengan Comma pada Generate Purchase Invoice
Kami telah melakukan perbaikan pada sistem terkait perhitungan diskon saat proses generate Purchase Invoice (PI) dari Purchase Order (PO).
Sebelumnya:
Pengguna menginput diskon 0,5% pada Purchase Order (PO).
Namun saat Purchase Invoice (PI) dibuat dari PO, sistem membaca nilai tersebut sebagai 5%, meskipun yang tertulis tetap 0,5%.
Hal ini menyebabkan perhitungan nilai diskon menjadi tidak sesuai.
Perbaikan:
Sistem kini membaca dan menghitung nilai diskon sesuai dengan yang diinput pada Purchase Order.
Jika diskon yang dimasukkan adalah 0,5%, maka nilai tersebut akan tetap terbaca dan dihitung sebagai 0,5% pada Purchase Invoice.
Dengan perbaikan ini, proses generate PI dari PO akan menghasilkan perhitungan diskon yang lebih akurat sesuai input pengguna.
Selamat mencoba, Kawan Simpli!
Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.
Last updated