🔥Pembaharuan Backoffice: Form Engine [10 September 2026]
Halo, Kawan Simpli! 👋
Ada kabar gembira untukmu 🎉
Kami telah melakukan beberapa pembaruan penting untuk membuat pengalaman menggunakan SimpliDOTS semakin lancar dan nyaman. Berikut ringkasannya:
Ringkasan
Kini Anda dapat membuat form survey dan pengumpulan data langsung di SimpliDOTS. Form dapat dibuat sesuai kebutuhan, kemudian dibagikan kepada tim untuk diisi saat melakukan kunjungan ke outlet.
Pengisian form juga dapat dilakukan tanpa koneksi internet. Seluruh hasil pengisian akan tersimpan secara otomatis dan dapat di-export untuk kebutuhan pengolahan data.
Apa yang Baru?
Sebelumnya, survey outlet dilakukan menggunakan form yang terpisah dari aktivitas kunjungan di SimpliDOTS. Hal ini membuat tim perlu berpindah aplikasi saat melakukan survey.
Kini, seluruh proses dapat dilakukan langsung di SimpliDOTS. Anda dapat:
Membuat form sendiri sesuai kebutuhan, seperti pertanyaan pilihan ganda, angka, rating, foto, dan lainnya.
Menentukan tim dan outlet yang dapat mengisi form serta periode pengisiannya.
Memungkinkan tim mengisi form tanpa internet. Data akan tersimpan di perangkat dan dikirim otomatis saat kembali online.
Mengunduh hasil pengisian form dalam format Excel atau CSV.
Cara Menggunakan
Untuk Admin (Web Backoffice / SMH)
Membuat Form
Buka menu Master Data → Form.
Klik + Buat Form Baru.
Isi informasi form, seperti Nama Form, Tipe, Periode Pengisian, dan Employee yang akan mengisi form. Anda juga dapat menentukan customer atau channel tertentu jika diperlukan.
Tambahkan pertanyaan sesuai kebutuhan. Tersedia berbagai pilihan jawaban seperti teks, angka, pilihan ganda, checkbox, dropdown, rating, tanggal, dan foto.
Atur urutan pertanyaan dengan cara drag & drop.
Klik Simpan jika ingin menyimpan form terlebih dahulu, atau klik Simpan & Publish agar form dapat langsung digunakan oleh tim.
Melihat Hasil Form
Buka Master Data → Form dan pilih form yang ingin dilihat.
Klik Export untuk mengunduh hasil pengisian dalam format Excel atau CSV.
Memantau Pengisian Form
Buka Master Data → Form Templates untuk melihat jumlah form yang aktif, jumlah jawaban yang sudah masuk, persentase penyelesaian, serta form yang mendekati batas waktu tetapi belum selesai.
Untuk Tim Lapangan (Aplikasi Mobile / SFA)
Terdapat 2 cara untuk mengisi Form pada aplikasi SFA:
Melalui menu Form: seluruh form akan ditampilkan.
Melalui menu Pelanggan dengan tombol Assigned Form: form yang ditampilkan akan terfilter sesuai customer.
Menu Form
Buka menu Form pada aplikasi.
Pilih form yang perlu diisi. Seluruh form akan ditampilkan, dan Anda dapat melihat jumlah pengisian serta batas waktu form.
Lakukan Check-in, lalu pilih outlet yang akan dituju.
Isi seluruh pertanyaan pada form.
Klik Submit jika pengisian sudah selesai, atau klik Simpan Draft jika ingin melanjutkan pengisian di lain waktu.
Menu Pelanggan
Lakukan Check-in pada outlet yang dituju.
Klik tombol Assigned Form. Form yang ditampilkan akan terfilter sesuai dengan customer yang telah dipilih.
Pilih form yang akan diisi.
Isi seluruh pertanyaan pada form.
Klik Submit jika pengisian sudah selesai, atau klik Simpan Draft jika ingin melanjutkan pengisian di lain waktu.
Yang Perlu Diketahui
Form hanya dapat digunakan di aplikasi SFA setelah di-Publish dan selama masih berada dalam periode aktifnya. Form Draft tidak akan muncul untuk tim lapangan.
Tim lapangan hanya dapat mengisi form saat melakukan Check-in di outlet yang ditugaskan. Sebelum Check-in, form hanya dapat dilihat statusnya.
Satu Employee dapat mengisi satu form satu kali dalam satu kunjungan.
Setelah Submit, form menjadi read-only dan hanya dapat dilihat.
Jika Employee melakukan kunjungan kembali ke outlet yang sama, pengisian form baru dapat dilakukan kembali.
Satu form dapat memiliki maksimal 50 pertanyaan untuk menjaga performa aplikasi SFA.
Pertanyaan foto menggunakan kamera langsung, bukan galeri. Foto akan otomatis dilengkapi dengan waktu, lokasi GPS, dan watermark.
Kondisi tampil (skip logic) hanya dapat mengacu pada pertanyaan yang berada sebelumnya. Jika kondisi tidak terpenuhi, pertanyaan akan disembunyikan dan jawabannya tidak akan disimpan.
Mengedit form yang sudah memiliki jawaban tidak akan menghapus data sebelumnya.
Jika sebuah pertanyaan dihapus, jawaban sebelumnya tetap tersedia pada rekap dan hasil Export dengan tanda "(dihapus)".
Jika menambahkan pertanyaan baru, jawaban pada data sebelumnya akan ditampilkan sebagai "—".
Form yang sedang aktif (Published) tidak dapat dihapus. Form harus diselesaikan (Completed) terlebih dahulu sebelum dapat dihapus.
Hak akses form diatur melalui permission pada Role Group. Jika menu atau tombol tertentu tidak tersedia, kemungkinan akun Anda belum memiliki izin yang sesuai. Admin dapat mengatur izin melalui Pengaturan Pengguna / Role Group.
Izin yang tersedia meliputi melihat form, membuat/mengisi form, mengedit, menghapus, melihat jawaban, dan melakukan Export.
QnA
Apakah tim lapangan dapat mengisi form tanpa koneksi internet?
Ya. Form akan tersedia di perangkat setelah proses login dan sinkronisasi. Pengisian form, termasuk pengambilan foto, dapat dilakukan secara offline. Data akan otomatis dikirim ketika perangkat kembali terhubung ke internet.
Form yang baru di-Publish belum muncul di perangkat tim. Apa yang harus dilakukan?
Jika form sudah di-Publish tetapi belum muncul di aplikasi, tim lapangan dapat melakukan sinkronisasi manual untuk memperbarui data form. Selain itu, data form juga akan diperbarui secara otomatis saat login atau Check-in berikutnya.
Apakah jawaban sebelumnya tetap tersimpan jika form diedit atau pertanyaannya dihapus oleh admin?
Ya. Seluruh jawaban yang sudah tersimpan tetap tersedia.
Jika pertanyaan dihapus, jawaban sebelumnya tetap muncul pada rekap dan hasil Export dengan tanda "(dihapus)".
Jika ada pertanyaan baru, data pengisian sebelumnya akan menampilkan "—" pada pertanyaan tersebut.
Mengapa tim lapangan tidak dapat mengisi form meskipun sudah ditugaskan?
Beberapa kemungkinan penyebabnya yaitu:
Form belum di-Publish.
Periode form belum dimulai atau sudah berakhir.
Tim belum melakukan Check-in di outlet yang ditugaskan.
Akun tim belum memiliki izin untuk mengisi form pada Role Group
Apakah satu form dapat diisi oleh dua Employee berbeda pada outlet yang sama?
Ya. Setiap Employee dapat mengisi satu form satu kali dalam satu kunjungan. Jika dua Employee berbeda mengisi form yang sama pada outlet yang sama, masing-masing pengisian akan tercatat sebagai jawaban yang terpisah.
Bagaimana jika tim melakukan Submit sebelum deadline, tetapi data baru terkirim setelah deadline karena tidak ada internet?
Pengisian tetap dianggap diterima. Sistem menggunakan waktu saat form diisi dan di-Submit, bukan waktu saat data berhasil dikirim ke server.
Keterlambatan sinkronisasi karena masalah koneksi tidak dianggap sebagai keterlambatan pengisian.
Apakah satu jawaban yang salah dapat dihapus?
Saat ini belum tersedia fitur untuk menghapus jawaban yang sudah dikirim dari aplikasi SFA.
Format apa saja yang tersedia untuk Export?
Hasil form dapat diunduh dalam format Excel (.xlsx) dan CSV. File Excel dapat memuat tautan foto, sedangkan file CSV hanya berisi data tanpa foto.
Proses Export dilakukan di latar belakang dan Anda akan mendapatkan notifikasi ketika file sudah siap untuk diunduh.
Selamat mencoba, Kawan Simpli!
Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.
Last updated