⏭️Pembaharuan Backoffice: Pindah Data Invoice DMS ke SAP [Next Release]
Halo, Kawan Simpli! 👋
Ada kabar gembira untukmu 🎉
Kami telah melakukan beberapa pembaruan penting untuk membuat pengalaman menggunakan SimpliDOTS semakin lancar dan nyaman. Berikut ringkasannya:
Ringkasan
Fitur baru di SMH memungkinkan Admin memindahkan data dari DMS ke SAP secara mandiri. Setelah fitur diaktifkan, Admin dapat memindahkan data pelanggan, produk, faktur yang belum lunas, retur, serta riwayat pembayaran. Dengan demikian, proses penagihan, perhitungan limit kredit, dan laporan piutang di SAP dapat langsung berjalan dengan akurat tanpa perlu melakukan input data dari awal.
Catatan:
Menu ini perlu diaktifkan terlebih dahulu.
Hubungi tim Customer Success (CS) untuk melakukan aktivasi (cukup 1 kali).
Setelah berhasil diaktifkan, menu akan tersedia secara permanen di sistem.
Kenapa Fitur Ini Dibuat?
Fitur ini dibuat untuk memudahkan proses migrasi dari DMS ke SAP, terutama bagi tenant yang masih memiliki transaksi yang belum selesai.
Beberapa kondisi yang menjadi alasan hadirnya fitur ini:
Tenant yang baru berpindah ke SAP masih memiliki faktur yang belum lunas di DMS.
Tim Collector membutuhkan riwayat pembayaran agar proses penagihan di SAP tetap berlanjut dengan data yang lengkap.
Sebelumnya proses migrasi dilakukan secara manual, sehingga berisiko menyebabkan data terlewat, duplikasi, atau ketidaksesuaian data.
Apa yang Bisa Dilakukan?
Pindahkan Data Master Pindahkan data master yang dibutuhkan di SAP, seperti pelanggan, produk, karyawan, gudang, pajak, metode pembayaran, serta data pendukung lainnya.
Pindahkan Faktur & Pembayaran Pindahkan faktur yang belum lunas beserta riwayat pembayarannya. Faktur retur juga dapat dipindahkan agar histori transaksi tetap lengkap.
Hitung Ulang Piutang Setelah seluruh data berhasil dipindahkan, lakukan perhitungan ulang saldo piutang dan limit kredit agar nilai yang ditampilkan di SAP sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Cara Menggunakan
Halaman Migrasi memungkinkan Anda menarik (sync) data dari DMS ke SAP. Halaman ini membantu Anda mentransfer master data (seperti pelanggan, produk, karyawan) dan data transaksi (seperti faktur penjualan) dari DMS ke SAP.
Langkah 1: Aktivasi Menu (cukup 1 kali)
Hubungi tim Customer Success (CS).
Sampaikan bahwa Anda ingin mengaktifkan fitur Sync DMS untuk memindahkan data dari DMS ke SAP.
Setelah aktivasi selesai, menu Sync DMS akan muncul pada menu profil di pojok kanan atas.
Langkah 2: Pindahkan Data Master
Buka menu Sync DMS melalui foto profil di pojok kanan atas.
Pada halaman Sync DMS, akan ditampilkan daftar data yang dapat dipindahkan.
Klik tombol Sync pada setiap data master, mulai dari urutan paling atas.
Tunggu hingga status berubah menjadi Synced today ✅.
Jika proses gagal, baca pesan error yang ditampilkan, perbaiki datanya di DMS, lalu klik Sync kembali.
💡 Tips: Sistem akan menampilkan urutan data yang harus dipindahkan. Klik tombol Sync yang sudah aktif (berwarna hijau). Tombol lainnya akan aktif secara otomatis setelah seluruh prasyaratnya terpenuhi.
Prasyarat Master Data
Customer
PaymentTerm, PriceList, Channel
Employee
Position
Product
Unit, Brand, Division, Category, Tax
Warehouse
— (tanpa prasyarat)
PaymentMethod
— (tanpa prasyarat)
Prasyarat ditampilkan sebagai baris indentasi di bawah tipe data induknya. Anda harus mensync semua prasyarat hari ini sebelum tombol induk tersedia.
Match Key
Match key adalah field yang digunakan untuk mengecek apakah sebuah record sudah ada di SAP:
Jika record DMS cocok dengan record SAP yang sudah ada → akan di-update
Jika record DMS tidak cocok → record baru akan dibuat
Untuk data transaksi: jika ditemukan kecocokan, record akan di-skip (tidak diupdate)
Tips
Sync master data setiap hari sebelum mensync data transaksi
Ikuti urutan prasyarat — sistem menerapkan ini secara otomatis
Jika sync gagal, periksa pesan error di kolom Status
Halaman otomatis memperbarui status setiap 30 detik selama sync berjalan
Anda tidak perlu tetap di halaman ini — sync tetap berjalan di background
Langkah 3: Pindahkan Faktur
Pastikan seluruh data master telah berstatus Synced today.
Pilih tanggal mulai untuk menentukan faktur yang akan dipindahkan.
Klik Sync pada Faktur Penjualan. Riwayat pembayaran yang terkait akan ikut dipindahkan secara otomatis.
Jika diperlukan, klik Sync pada Faktur Retur.
⚠️ Penting: Tanggal mulai hanya dapat ditentukan sekali, yaitu sebelum proses sinkronisasi pertama dilakukan. Setelah itu, tanggal tersebut tidak dapat diubah. Pastikan tanggal yang dipilih sudah sesuai sebelum menekan tombol Sync.
Aturan Data Transaksi
SalesInvoice
Semua master data sudah disync hari ini
SalesInvoiceReturn
Semua master data sudah disync hari ini
CreditNotes
Semua master data + SalesInvoice sudah disync hari ini
Penting: Data transaksi adalah migrasi satu kali. Setelah dimasukkan ke SAP, data tidak akan diperbarui pada sync berikutnya.
Untuk SalesInvoice dan SalesInvoiceReturn, Anda dapat mengatur Tanggal Mulai dan memfilter berdasarkan Status Invoice untuk mengontrol transaksi yang ditarik. Field-field ini hanya dinonaktifkan saat sync sedang berjalan.
Langkah 4: Hitung Ulang Piutang
Setelah seluruh faktur selesai dipindahkan, klik Hitung Ulang.
Sistem akan memperbarui saldo piutang serta sisa limit kredit setiap pelanggan agar sesuai dengan data yang telah dipindahkan.
Indikator Status
Synced today
Data berhasil disync hari ini
Up to date
Tidak ada data baru untuk disync
Syncing...
Sync sedang berjalan
Not synced today
Data pernah disync, tapi belum hari ini
Not initiated
Data belum pernah disync
Error
Terjadi kesalahan
Aturan Penting
Urutan proses
Data master harus dipindahkan terlebih dahulu, baru kemudian faktur. Sistem akan mencegah proses jika urutannya belum sesuai.
Aman dijalankan berulang
Data yang sudah pernah dipindahkan tidak akan dibuat duplikat.
Jika terjadi error
Proses akan berhenti pada data yang bermasalah. Perbaiki data di DMS, lalu jalankan proses Sync kembali.
Stok
Proses Sync DMS tidak memengaruhi data stok karena pengaturan stok dilakukan secara terpisah.
Limit kredit
Saldo piutang dan limit kredit baru akan diperbarui setelah menjalankan Hitung Ulang.
Data di DMS
Seluruh data di DMS tetap aman dan tidak mengalami perubahan.
Sistem tetap bisa digunakan
SMH tetap dapat digunakan seperti biasa selama proses sinkronisasi berlangsung.
Jika browser ditutup
Proses sinkronisasi tetap berjalan di server. Anda dapat membuka kembali halaman Sync DMS untuk melihat status proses terbaru.
Label Baru di Faktur
Faktur yang dipindahkan dari DMS ke SAP akan menampilkan label "Dibuat dari: Migrasi DMS". Label ini memudahkan Anda membedakan faktur hasil migrasi dengan faktur yang dibuat langsung di SAP.
FAQ
Menu "Sync DMS" tidak muncul?
Hubungi tim Customer Success (CS) untuk melakukan aktivasi. Aktivasi hanya dilakukan 1 kali, setelah itu menu Sync DMS akan muncul secara permanen pada menu profil.
Apakah data di DMS akan hilang setelah dipindahkan?
Tidak. Data di DMS tetap utuh. Proses Sync DMS hanya membaca dan menyalin data ke SAP, tanpa mengubah atau menghapus data di DMS.
Saya menjalankan proses Sync dua kali untuk data yang sama. Apakah akan terjadi duplikasi?
Tidak. Sistem hanya memproses data yang belum pernah dipindahkan. Data yang sudah tersinkronisasi akan otomatis dilewati.
Kenapa tombol Sync berwarna abu-abu (disabled)?
Masih ada data yang harus dipindahkan terlebih dahulu. Sistem akan menampilkan informasi mengenai data yang perlu diselesaikan sebelum proses berikutnya dapat dijalankan.
Bagaimana jika proses Sync gagal di tengah jalan?
Proses akan berhenti pada data yang bermasalah. Periksa pesan error yang ditampilkan, perbaiki datanya di DMS, lalu klik Sync kembali. Data yang sudah berhasil dipindahkan tidak perlu diproses ulang.
Apakah stok akan berubah setelah faktur dipindahkan?
Tidak. Proses Sync DMS tidak memengaruhi data stok. Jika diperlukan, pengaturan stok dilakukan secara terpisah melalui menu Penyesuaian Stok.
Berapa lama proses Sync berlangsung?
Lama proses bergantung pada jumlah data yang dipindahkan. Anda dapat menutup halaman atau browser karena proses tetap berjalan di belakang layar. Buka kembali halaman Sync DMS untuk melihat status sinkronisasi terbaru.
Pertanyaan?
Jika mengalami kendala atau membutuhkan bantuan, silakan hubungi tim Customer Success (CS). Terima kasih telah menggunakan SimpliDOTS! 🚀
Selamat mencoba, Kawan Simpli!
Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.
Last updated