# Pembaharuan Backoffice: Role Stock \[27 Maret 2026]

Halo, Kawan Simpli! 👋

Ada kabar gembira untukmu 🎉

Kami telah melakukan beberapa pembaruan penting untuk membuat pengalaman menggunakan SimpliDOTS semakin lancar dan nyaman. Berikut ringkasannya:

## **✨&#x20;**<mark style="color:red;">**What’s New**</mark>

Kami melakukan peningkatan pada sistem **pengaturan akses stok**, agar lebih aman dan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis, terutama untuk perusahaan dengan banyak user dan aktivitas stok yang tinggi.

1. Pengaturan Role Stock.
2. Transaksi Tetap Bisa Dibuat Tanpa Role Stock.

***

## <mark style="color:red;background-color:red;">**1. Pengaturan Role Stock Lebih Fleksibel**</mark>

Sekarang, akses stok bisa diatur lebih detail sesuai kebutuhan masing-masing user.

<figure><img src="https://2844923736-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FOSQCfcS0Gg4MdBScldLm%2Fuploads%2FeqJTBjsyd0YOTcGV4cDW%2Funknown.png?alt=media&#x26;token=3c1efe22-7822-4805-a2c7-f89474774279" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% stepper %}
{% step %}

### Sebelumnya (Sistem Lama)

Pada sistem sebelumnya, pengaturan akses stok masih menggunakan **satu role yang sama untuk seluruh aktivitas stok**.

**Role yang Tersedia:**

| Role  | Fungsi                                                                          |
| ----- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Stock | Satu role untuk semua akses stok (melihat, menambah, mengurangi, dan transfer). |

#### Kendala yang Ditemui

Karena seluruh akses dijadikan dalam satu role, terdapat beberapa keterbatasan dalam pengelolaan:

* User yang seharusnya hanya **melihat stok**, tetap memiliki akses untuk melakukan perubahan.
* Tidak ada pemisahan akses antara:
  * Stock In (barang masuk).
  * Stock Out (barang keluar).
  * Stock Transfer (pindah gudang).
* **Risiko kesalahan input** menjadi lebih tinggi.
* Berpotensi terjadi **penyalahgunaan akses stok.**
* Sulit melakukan **kontrol dan audit aktivitas stok** secara spesifik per user.

#### Contoh Kasus yang Terjadi

Beberapa kondisi yang sering terjadi di lapangan:

* Admin yang hanya bertugas monitoring stok, **tidak sengaja melakukan Stock Out**.
* Tim penerimaan barang yang seharusnya hanya menangani **Stock In**, namun juga memiliki akses untuk melakukan **Stock Out**.
  {% endstep %}

{% step %}

### Update Terbaru

Sekarang, akses stok dapat diatur lebih detail:

\
**Jenis Role Stock:**

<table><thead><tr><th width="269.5164794921875">Role Stock</th><th>Fungsi</th></tr></thead><tbody><tr><td>Stock</td><td>Digunakan untuk user yang hanya membutuhkan akses untuk melihat data stok. User dengan role ini tidak dapat melakukan perubahan apapun terhadap stok.</td></tr><tr><td>Stock In</td><td>Digunakan untuk mengatur akses penambahan stok, seperti proses barang masuk ke gudang.</td></tr><tr><td>Stock Out</td><td>Digunakan untuk mengatur akses pengurangan stok, seperti barang keluar dari gudang.</td></tr><tr><td>Stock Transfer</td><td>Digunakan untuk mengatur akses pemindahan stok antar gudang.</td></tr></tbody></table>

#### **Pilihan Permission:**

<table><thead><tr><th width="269.5164794921875">Permission</th><th>Fungsi</th></tr></thead><tbody><tr><td>Control</td><td>Memberikan akses penuh terhadap fitur.</td></tr><tr><td>Read</td><td>Hanya dapat melihat data.</td></tr><tr><td>Create</td><td>Hanya dapat membuat transaksi baru.</td></tr><tr><td>Delete</td><td>Hanya dapat menghapus transaksi.</td></tr><tr><td>Import</td><td>Digunakan untuk import data.</td></tr><tr><td>Export</td><td>Digunakan untuk export data.</td></tr></tbody></table>

#### ⚠️ Catatan Khusus (Hanya untuk Role Stock)

Untuk role **Stock (view only)**, permission berikut **tidak berlaku**:

* Create
* Delete
* Import
* Edit

Meskipun diaktifkan, **tidak akan berpengaruh ke sistem** karena role ini memang hanya untuk melihat data stok.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## <mark style="color:red;background-color:red;">**2. Transaksi Tetap Bisa Dibuat Tanpa Role Stock**</mark>

Sekarang user tetap bisa membuat beberapa transaksi **tanpa perlu memiliki role Stock In, Stock Out, atau Stock Transfer**.

<table><thead><tr><th width="269.5164794921875">Transaksi</th><th>Keterangan</th></tr></thead><tbody><tr><td>Sales Invoice (SI)</td><td>Membuat faktur penjualan secara langsung.</td></tr><tr><td>Delivery Order (DO)</td><td>Membuat surat jalan untuk proses pengiriman barang.</td></tr><tr><td>Sales Canvassing</td><td>Membuat transaksi canvassing saat kunjungan.</td></tr><tr><td>Purchase Invoice (PI)</td><td>Membuat faktur pembelian dari supplier.</td></tr><tr><td>Purchase Delivery (PD)</td><td>Membuat dokumen penerimaan/pengiriman pembelian.</td></tr><tr><td>Generate Delivery Retur &#x26; Invoice Retur (Order Return)</td><td>Generate <em>Delivery Return</em> dan <em>Invoice Return</em> dari transaksi Order Return.</td></tr></tbody></table>

#### Syarat yang Perlu Diperhatikan

Agar tetap dapat membuat transaksi, user harus memiliki salah satu permission berikut pada fitur terkait:

* **Control**
* **Create**
* **Edit**

Selama permission tersebut tersedia, sistem akan tetap mengizinkan pembuatan transaksi.

#### Cara Kerja Sistem

Perubahan utama dari update ini adalah:

* Sistem akan secara otomatis memproses pergerakan stok di belakang layar.
* User tidak perlu memiliki akses langsung ke menu stok.

Hal ini membantu memisahkan antara proses operasional (transaksi) dengan kontrol stok secara langsung.

#### Contoh Penggunaan

Sebagai ilustrasi:

* User A memiliki permission **Create** pada fitur Sales Invoice.
* User A tidak memiliki role **Stock Out.**

Hasilnya:

* User A tetap dapat membuat Sales Invoice.
* Sistem akan otomatis mengurangi stok sesuai transaksi yang dibuat.

Dengan demikian, proses bisnis tetap berjalan lancar tanpa perlu membuka akses stok yang lebih luas.

#### Manfaat untuk Anda

Dengan adanya pembaruan ini, sistem memberikan beberapa manfaat utama:

* **Lebih aman**\
  Mengurangi risiko kesalahan input atau penyalahgunaan akses stok oleh user yang tidak berwenang
* **Lebih terkontrol**\
  Akses dapat disesuaikan dengan peran masing-masing user dalam tim
* **Lebih fleksibel**\
  User tetap bisa menjalankan operasional tanpa harus memiliki semua akses stok
* **Lebih akurat**\
  Pergerakan stok tetap tercatat secara sistematis dan otomatis

#### ⚠️ <mark style="color:red;">Hal yang Perlu Dilakukan Setelah Update</mark>

Setelah update ini dirilis, kami menyarankan beberapa hal berikut:

* Seluruh user melakukan **login ulang** untuk memastikan perubahan sudah diterapkan.
* Melakukan pengecekan kembali terhadap **role dan konfigurasi akses (permission)** sesuai kebutuhan operasional.
  * **Cara Cek Konfigurasi Akses:**
    * Masuk ke menu Master Data > Pegawai > Konfigurasi Akses.
    * Pilih Rule Aplikasi.
* Jika terdapat kendala akses atau pertanyaan, dapat langsung menghubungi **tim support** kami.

## &#x20;<mark style="background-color:blue;">**❓ FAQ (Frequently Asked Question)**</mark>

{% stepper %}
{% step %}

### Apakah role group existing otomatis mendapatkan role baru?

**Ya.**\
User yang sebelumnya memiliki role **Stock**, akan otomatis mendapatkan:

* **Stock**
* **Stock In**
* **Stock Out**
* **Stock Transfer**

dengan **permission yang sama** seperti sebelumnya.
{% endstep %}

{% step %}

### Apakah user harus login ulang?

**Ya.**\
Seluruh user wajib melakukan **logout dan login ulang** agar perubahan role dapat diterapkan dengan sempurna.
{% endstep %}

{% step %}

### Apakah data stok yang sudah ada akan terpengaruh?

**Tidak.**\
Data stok yang sudah ada **tidak mengalami perubahan**.\
Update ini hanya mengubah **sistem pengaturan akses (role & permission)**.
{% endstep %}

{% step %}

### Jika role tidak diatur ulang, apa yang akan terjadi?

User tetap dapat mengakses sistem seperti biasa karena secara otomatis mendapatkan seluruh role.

Namun, kami **sangat menyarankan** untuk melakukan:

* Review ulang role user
* Penyesuaian akses sesuai kebutuhan operasional

Agar sistem menjadi lebih aman dan terkontrol.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## <mark style="background-color:blue;">🧩</mark> <mark style="background-color:blue;"></mark><mark style="background-color:blue;">**Simulasi Use Case**</mark>

Berikut beberapa contoh penggunaan role sesuai kebutuhan operasional:

| Use Case                        | Role                                                                                        | Hasil                                                                                |
| ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Admin hanya monitoring stok** | Stock: Read                                                                                 | Dapat melihat stok, tanpa bisa melakukan perubahan.                                  |
| **Staff penerimaan barang**     | <p>Stock: Read<br>Stock In: Control</p>                                                     | Dapat melihat stok dan menambah stok, tanpa bisa mengurangi atau transfer.           |
| **Staff pengiriman barang**     | <p>Stock: Read<br>Stock Out: Control</p>                                                    | Dapat melihat stok dan mengurangi stok, tanpa bisa menambah atau transfer.           |
| **Supervisor (akses penuh)**    | <p>Stock: Control<br>Stock In: Control<br>Stock Out: Control<br>Stock Transfer: Control</p> | Dapat melakukan seluruh aktivitas stok.                                              |
| **Sales tanpa akses stok**      | Sales Invoice: Control                                                                      | Dapat membuat Sales Invoice, stok otomatis berkurang tanpa perlu akses ke menu stok. |

Selamat mencoba, Kawan Simpli!

> *Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.*

<figure><img src="https://fitur-sap.simplidots.id/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F2844923736-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252FOSQCfcS0Gg4MdBScldLm%252Fuploads%252FAHNjMu0M4DDPnzUEnKFM%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D1af343c9-4d06-4dd3-9f37-7d0fb85d2d9a&#x26;width=768&#x26;dpr=4&#x26;quality=100&#x26;sign=745c4c48&#x26;sv=2" alt="" width="188"><figcaption><p>Salam Hangat<br>- Androsim -</p></figcaption></figure>