🚀Penambahan Fitur Purchase (Pembelian) pada SMH - [15 November 2023]

Pada rilis kali ini, terdapat fitur baru yaitu Purchase atau menu Pembelian.

Menu Purchase/Pembelian berfungsi dalam memproses pembelian stok/barang baru ke Supplier/Principle yang akan Anda jual.

Pastikan Anda telah menyiapkan data berikut sebelum memulai Purchase:

1. Data nama supplier

2. Produk

3. Waktu pembayaran

4. Gudang

Selanjutnya, pada menu Purchase terdapat beberapa sub-menu yang akan membantu Anda dalam proses pembelian, diantaranya sebagai berikut:

1. Supplier

2. Purchase Order

3. Purchase Delivery

4. Purchase Invoice

5. Supplier Payment

Supplier

Purchase Order (PO)

Purchase Delivery (PD)

Purchase Invoice (PI)

Supplier Payment

---

1. Supplier

Supplier merupakan menu untuk Anda mendaftarkan nama supplier yang menjadi tempat pembelian stok/produk yang akan dijual.

Untuk masuk ke halaman Supplier silakan pilih Master Data > Supplier.

Beberapa hal yang terdapat di menu Supplier adalah:

• List Supplier

  Pada list Supplier atau daftar supplier, terdapat data-data yang ditampilkan seperti Tambah Supplier, Kode, Supplier, Partner ID, Alamat, Telepon, Status dan Action (Ubah & Hapus).

Daftar Supplier

Note:

• Tambah Supplier: Menu untuk mendaftarkan supplier baru.

• Kode : kode supplier terdaftar.

• Supplier: Nama supplier terdaftar.

• Partner Id: Apabila data supplier terhubung integrasi dengan sistem lain.

• Alamat: Alamat supplier terdaftar.

• Telepon : Nomor telepon supplier terdaftar.

• Status : Status supplier

  • Active : dapat dilakukan proses pembelian.

  • Non Active : tidak dapat dilakukan proses pembelian.

• Action : jalan pintas untuk Ubah dan Hapus.

• Create Supplier

  Pada Create Supplier atau Tambah supplier, terdapat tiga (3) bagian yang perlu diisi, yaitu : Detail Supplier, Detail Alamat, dan Produk Supplier.

  1. Detail Supplier : Detail Supplier terdiri dari data yang perlu diisi seperti Kode Supplier, Status Supplier, Nama Supplier, Telepon, Email, Waktu Pembayaran.

Detail Supplier

1. Detail Alamat : Detail Alamat terdiri dari data yang perlu diisi seperti Alamat, Latitude, Longitude, Kota, Provinsi, Kecamatan, Kelurahan, Kode Pos.

   

   Detail Alamat
2. Produk Supplier : Produk Supplier terdiri dari data produk yang perlu Anda tambah yang akan muncul kode produk serta nama produk terdaftar sebagai produk yang dapat dibeli di supplier tersebut.

   

   Produk Supplier

Ketika sudah selesai mengisi data di Detail Supplier dan Detail Alamat, maka data akan otomatis tersimpan di belakang layar saat melakukan scroll sampai bagian Produk Supplier atau saat klik button Tambah produk.

Setiap produk yang ditambahkan/dihapus juga akan otomatis tersimpan di belakang layar.

Note : satu produk hanya dapat dimiliki oleh satu supplier.

Untuk menyimpan data secara permanen, Anda dapat klik button Simpan atau Simpan & Baru di bawah.

Jika klik button Batal, akan muncul popup seperti di bawah ini, yang artinya jika ingin membatalkan, maka seluruh data yang tersimpan sebelumnya akan terhapus.

• Detail Supplier

  Pada Data supplier yang sudah terdaftar, Anda dapat melihat data dan dapat melakukan Ubah atau Hapus seperti gambar dibawah ini.

Detail Supplier

• Edit Supplier

  Pada Edit Supplier atau Ubah Supplier, secara tampilan dan cara kerja sama seperti Create Supplier. Namun, jika ada melakukan penambahan/penghapusan produk, dan memilih button Batal, maka data akan dikembalikan ke awal seperti sebelum melakukan edit/perubahan.

---

2. Purchase Order (PO)

Purchase Order atau Pesanan Pembelian merupakan menu untuk Anda membeli pesanan stok/barang ke supplier yang akan Anda jual ke depannya.

Untuk masuk ke halaman Purchase Order silakan pilih Purchase > Purchase Order.

Beberapa hal yang terdapat di menu Purchase Order adalah:

• List Purchase Order

Pada List Purchase Order atau Daftar Pesanan Pembelian, dapat melakukan pencarian & filter untuk menemukan data pembelian yang telah terdaftar seperti Tanggal, Nomor PO, Supplier, Gudang, Jumlah, Status, Action (Ubah, Buat Pengiriman Pembelian, Buat Faktur Pembelian, Batalkan Pesanan Pembelian).

Daftar Pesanan Pembelian

Kemudian, data dapat difilter berdasarkan Tanggal Pemesanan, Supplier dan Status.

Purchase Order (PO) memiliki 4 status, yaitu:

1. Draft: jika Purchase Order belum memiliki Purchase Delivery atau Purchase Invoice.

2. Active: jika Purchase Order sudah memiliki Purchase Delivery atau Purchase Invoice.

3. Completed: jika Purchase Order sudah di-generate Purchase Invoice (seluruh kuantitas produk)

4. Cancelled: jika Purchase Order dibatalkan

Tindakan yang dapat dilakukan terhadap status Purchase Order adalah:

1. Draft: dapat diedit, membuat Purchase Delivery, membuat Purchase Invoice, dapat dibatalkan

2. Active: dapat melakukan hal berikut. - Buat Purchase Delivery : jika masih ada kuantitas produk yang masih bersifat Redeliver (masih ada sisa kuantitas produk yang belum dibuatkan Purchase Delivery) - Buat Purchase Invoice: Jika Purchase Order memiliki beberapa Purchase Delivery yang belum dibuatkan Purchase Invoice. Jika kuantitas produk Purchase Order masih ada yang tersisa yang belum dibuatkan Purchase Invoice

3. Completed: tidak ada.

4. Cancelled: tidak ada.

• Create Purchase Order (PO)

  Tampilan Create Purchase Order atau tambah pesanan pembelian merupakan menu untuk membuat pesanan pembelian. Terdapat data yang perlu diisi seperti supplier, tanggal pemesanan, waktu pembayaran, Gudang. Selanjutnya masukkan produk yang akan dipesan pada menu Tambah Produk.

  

Jika Anda langsung klik button Tambah produk lain, maka akan muncul popup warning untuk memilih data supplier, waktu pembayaran, dan gudang.

Produk-produk yang ditampilkan adalah produk dari supplier yang dipilih. Harga, kuantitas, diskon (dalam bentuk persen), dan pajak dapat diinput sesuai kebutuhan. Harga produk dapat disesuaikan sendiri atau mengikuti harga default.

Jika klik icon Reset, maka akan muncul popup untuk menanyakan apakah harga ingin direset seperti harga default.

Pada bagian bawah, akan terkalkulasi subtotal dari seluruh produk yang dipesan. Jika ingin memilih subtotal termasuk pajak, silakan centang checkbox yang tersedia dan akan terkalkulasi seluruhnya sesuai dengan pajak yang dipilih pada produk. Selanjutnya, Anda dapat klik Simpan.

• Detail Purchase Order (PO)

  Tampilan data Detail Purchase Order merupakan data pesanan pembelian yang telah tersimpan. Adapun data yang ditampilkan adalah menu edit, batal, buat Purchase Delivery, buat Purchase Invoice dan data yang telah Anda isi sebelumnya saat pembuatan pesanan pembelian dapat dilihat seperti pada gambar di bawah ini.

  

  Gambar Detail PO

Note: Tombol Generate Purchase Delivery dan Generate Purchase Invoice hanya akan muncul apabila status Pesanan Pembelian adalah Draft. Apabila status Pesanan Pembelian sudah Active maka tombol tersebut tidak akan muncul.

Pada Detail PO, terdapat 2 tab yaitu Pesanan Pembelian Produk dan Dibuat sebagai Produk PD (Purchase Delivery).

Note : Tab Dibuat sebagai produk PD (Purchase Delivery) dapat dibuka jika Purchase Order (PO) sudah memiliki Purchase Delivery (PD). Untuk detail subtotal termasuk pajak atau tidak juga ditampilkan seperti gambar di bawah ini.

Jika sudah memiliki Purchase Delivery, maka data produk (kuantitas pesanan, diterima dan kirim ulang) akan ditampilkan pada detail PO.

• Edit Purchase Order

  Untuk tampilan dan cara kerja Edit Purchase Order masih sama seperti Create Purchase Order.

---

3. Purchase Delivery (PD)

Purchase Delivery (PD) atau Penerimaan Pesanan Pembelian merupakan menu untuk Anda menerima pesanan stok/barang ke supplier yang telah Anda pesan pada PO untuk dimasukkan ke gudang.

Untuk masuk ke halaman Purchase Delivery silakan pilih Purchase > Purchase Delivery.

Beberapa hal yang terdapat di menu Purchase Delivery adalah:

• List Purchase Delivery (PD)

Pada List Purchase Delivery (PD)/Daftar PD, terdapat menu pencarian & filter untuk menemukan data yang telah tersimpan seperti Delivery Date (Tanggal Penerimaan), Purchase Delivery No (Nomor PD), Supplier, Purchase Order No (Nomor PO), Status, Action (Edit/Ubah, Mark status as Received/Tandai sebagai diterima), dan delete/hapus).

Note:

• Apabila ingin melihat detail Purchase Delivery (Pengiriman Pembelian) silakan bisa klik pada salah satu Purchase Delivery No (No Pengiriman Pembelian).

• Apabila ingin melihat detail Purchase Order (Pesanan Pembelian) silakan bisa klik pada salah satu Purchase Order No (No Pesanan Pembelian).

• Untuk mengubah status menjadi Received bisa klik Action kemudian pilih Mark status as Received/Tandai sebagai diterima).

Apabila ingin melihat detail Purchase Delivery silakan bisa pilih Purchase Delivery No (No Pengiriman Pembelian).

Data dapat difilter berdasarkan Tanggal Pengiriman, Supplier dan Status.

Pada Purchase Delivery memiliki 3 status, yaitu:

1. InTransit: edit, hapus, dan ubah status sebagai Received

2. Received: dapat dibatalkan

3. Cancelled: tidak ada

Tindakan yang dapat dilakukan jika status Purchase Delivery adalah:

1. InTransit: belum diantar/sedang dalam pengiriman dan belum diterima

2. Received: sudah diterima

3. Cancelled: dibatalkan

• Create Purchase Delivery (PD)

  Untuk membuat PD dapat dilakukan melalui List/Daftar Purchase Order, Detail Purchase Order atau klik button Tambah Purchase Delivery dari List Purchase Delivery.

Akan muncul popup seperti ini jika dibuat dari Detail Purchase Order atau List Purchase Order dengan klik button Buat Purchase Delivery.

Data yang wajib diinput adalah tanggal pengiriman dan pilih Purchase Order (dapat difilter dari supplier, gudang, waktu, dan pencarian nomor Purchase Order).

Untuk opsi Pilih Gudang (Tambah stok ke gudang spesifik) adalah opsional. Jika tidak dipilih, maka stok akan ditambahkan sesuai dengan gudang Purchase Order.

Setelah klik button Tambah, Anda akan diarahkan ke laman baru seperti gambar di bawah ini.

Icon Terima, Hapus semua, Kirim ulang semua dapat digunakan untuk:

1. Seluruh Purchase Order

2. Per Purchase Order

3. Per Produk pada setiap Purchase Order

Note :

Jika Anda memilih untuk TIDAK kirim ulang, maka secara otomatis kuantitas di Purchase Order akan di-update berkurang ketika save.

Untuk menyimpan Purchase Delivery, tersedia 2 opsi:

1. Simpan sebagai InTransit : jika pesanan masih ingin diedit atau belum ingin dimasukkan ke gudang.

2. Simpan sebagai Received : jika pesanan sudah sesuai dan langsung ingin dimasukkan ke gudang.

• Detail Purchase Delivery (PD)

  Pada menu Detail PD, terdapat data sesuai dengan jumlah stok/produk yang diterima sebelumnya. Untuk tindakan yang dapat dilakukan berdasarkan status, dapat dilihat kembali seperti pada List Purchase Delivery.

• Jika status Intransit, maka akan muncul button Diterima dan Ubah.

• Jika status Received, maka tidak akan muncul button ubah.

• Edit Purchase Delivery (PD)

  Untuk Edit/Ubah PD, tampilan dan cara kerja sama seperti Create/Buat Purchase Delivery. Namun, untuk kuantitas produk yang diedit harus lebih kecil atau sama dengan kuantitas produk sebelum edit.

---

4. Purchase Invoice (PI)

Purchase Invoice (PI) atau Faktur Pembelian merupakan menu untuk Anda membuat faktur dari stok/barang ke supplier yang telah Anda pesan pada PO.

Untuk masuk ke halaman Purchase Invoice silakan pilih Purchase > Purchase Invoice.

Beberapa hal yang terdapat di menu Purchase Invoice adalah:

• List Purchase Invoice (PI)

  Pada List/Daftar PI, terdapat menu pencarian & filter untuk menemukan data yang telah tersimpan sebelumnya seperti tanggal, nomor faktur, Supplier, jumlah tagihan, belum bayar, tanggal jatuh tempo, status, dan Action (Ubah, Lanjutkan pembayaran, dan batalkan faktur pembelian).

  

Data dapat difilter berdasarkan Tanggal Faktur, Supplier dan Status. Juga tersedia fitur Ekspor Data.

Pada Purchase Invoice terdapat 4 status, yaitu:

1. Active: belum ada pembayaran atau sudah ada pembayaran tetapi belum dikonfirmasi

2. PartiallyPaid: sudah ada pembayaran parsial

3. Paid: sudah pembayaran penuh

4. Cancelled: dibatalkan

Tindakan yang dapat dilakukan jika status Purchase Invoice adalah:

• Active: edit, batal, melakukan pembayaran (jika masih ada sisa yang belum dibayar)

• PartiallyPaid: melakukan pembayaran (jika masih ada sisa yang belum dibayar)

• Paid: tidak ada

• Cancelled: tidak ada

• Create Purchase Invoice (PI)

  Purchase Invoice (PI) dapat dibuat dari beberapa menu seperti

1. Purchase Order, Purchase Delivery, atau tanpa keduanya.

2. List/Detail Purchase Order dan List/Detail Purchase Delivery.

Untuk Purchase Order yang sudah memiliki Purchase Delivery, maka pembuatan Purchase Invoice akan selalu dibuat dari Purchase Delivery.

Jika Purchase Invoice yang dibuat berasal dari Purchase Order/Purchase Delivery, maka supplier tidak dapat dipilih.

Selain itu, pada produk hanya kuantitas yang dapat diubah. Untuk pilihan inclusive tax di subtotal juga tidak dapat diubah, melainkan mengikuti nilai dari Purchase Order/Purchase Delivery.

Contoh:

Jika Purchase Invoice yang dibuat bersifat berdiri sendiri (tidak memiliki PO/PD), maka flow-nya dimulai dari pengisian data supplier, waktu pembayaran, dan gudang.

Kemudian pilih produk yang diinginkan beserta input harga (jika tidak, maka akan disesuaikan dengan harga default), kuantitas, diskon (dalam bentuk persen), dan pajak.

Opsi subtotal termasuk pajak juga dapat dipilih jika memang dibutuhkan dan akan dikalkulasi seluruhnya.

• Detail Purchase Invoice (PI)

Pada Detail PI, terdapat menu Lanjutkan pembayaran dan Ubah. Kemudian, terdapat data yang ditampilkan seperti nama Supplier, alamat, tanggal faktur, waktu pembayaran, tanggal jatuh tempo, gudang, no referensi dan dokumen terkait. Juga ada tertera jumlah yang sudah dibayar dan belum dibayar.

• Edit Purchase Invoice (PI)

  Untuk Edit/Ubah PI, tampilan dan cara kerja sama seperti Create Purchase Invoice.

Jika PI yang dibuat berasal dari PO atau PD, maka kuantitas yang diinput/diedit harus lebih kecil atau sama dengan kuantitas sebelum edit.

Jika PI yang dibuat bukan dari keduanya, maka kuantitas bersifat fleksibel (bisa lebih kecil atau lebih besar dari kuantitas awal).

---

5. Supplier Payment

Supplier Payment (Pembayaran Pembelian ke Supplier) merupakan menu untuk Anda melihat daftar pembayaran yang telah dilakukan pada faktur pembelian dan untuk membuat pembayaran baru.

Untuk masuk ke halaman Supplier Payment silakan pilih Purchase > Purchase Payment.

Beberapa hal yang terdapat di menu Supplier Payment adalah:

• List Supplier Payment

  List Supplier Payment atau Daftar Supplier Payment merupakan menu untuk melihat daftar pembayaran yang telah selesai dilakukan pada faktur pembelian dan membuat pembayaran baru.

Terdapat menu pencarian & filter untuk menemukan data terdaftar seperti Tanggal, No Pembayaran, Supplier, Metode Pembayaran, Total Pembayaran, Tanggal Konfirmasi, Tanggal dicairkan, Status (Active, Completed, Cancelled) dan Action (Konfirmasi Pembayaran dan Batalkan Pembayaran Supplier).

Data dapat difilter berdasarkan Tanggal Pembayaran, Supplier, Metode Pembayaran dan Status. Juga tersedia fitur Ekspor Data.

Pada Supplier Payment tersedia tiga (3) status:

1. Active: belum dikonfirmasi

2. Completed: sudah dikonfirmasi

3. Cancelled: dibatalkan

Untuk tindakan pada Supplier Payment dengan status adalah sebagai berikut:

1. Active: dapat mengkonfirmasi pembayaran atau membatalkan pembayaran

2. Completed: membatalkan pembayaran

3. Cancelled: tidak ada

• Create Supplier Payment

  Create Supplier Payment atau Buat Supplier Payment dapat dilakukan melalui List/Detail Purchase Invoice atau dari Create Supplier Payment.

Tagihan-tagihan yang belum dibayar keseluruhan akan muncul sesuai dengan supplier yang dipilih. Kemudian, pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jumlah belum bayar atau parsial (sesuai kebutuhan).

Untuk menyimpan pembayaran diberikan dua (2) pilihan yaitu Simpan dan Simpan & konfirmasi. Jika Anda memilih simpan & konfirmasi akan muncul jika metode pembayaran yang dipilih memerlukan konfirmasi ulang.

• Detail Supplier Payment

  Pada Detail Supplier Payment terdapat data pembayaran tersimpan seperti Nama Supplier, alamat, nomor dokumen Supplier Payment, Tanggal Pembayaran, Nama Pegawai yang membuat pembayaran, Metode Pembayaran, Tanggal Konfirmasi, Dokumen terkait dan list faktur pembayaran yangs udah dibayar.

Untuk tindakan yang dapat dilakukan pada Supplier Payment, dapat melihat kembali pada List Supplier Payment.

---

Link Panduan Pembelian (Purchase): https://panduan-sap.simplidots.id/sales-automation-platform/sap-sales-automation-platform/sales-management-hub/pembelian-purchase

Selamat mencoba, Kawan Simpli! :)