🚀Pembaharuan pada Menu Sales Invoice SMH - [05 Sept 2024]

Halo, Kawan Simpli! Ada kabar yang perlu kamu tahu, nih! Kini, terdapat pembaharuan fitur pada Sales Invoice di SMH (Sales Management Hub) seperti pada penjelasan di bawah ini agar dapat memudahkan user dalam memaksimalkan penggunaan sistem.

What's New?

• Fitur "Related Documents" untuk menampilkan transaksi terkait.

• Pilihan status 'Waiting' dan 'Ready' pada pembuatan Delivery Order setelah Confirm Delivery Summary.

• Pembatalan Sales Invoice.

• Pembatalan Pembayaran

• Peningkatan proses pembuatan Sales Invoice (SI) untuk Sales Order dari halaman Sales Invoice.

What's Changed?

• Perubahan jam menjadi format 24 jam pada dokumen SO, DO, SI, DS, CP.

• Penambahan ikon Loading pada tampilan daftar saat data sedang dimuat.

• Peningkatan Notifikasi Detail dengan Informasi Nomor Dokumen dan Detail Lengkap.

• Pembatalan Delivery Order.

WHAT'S NEW?

1. Fitur "Related Documents" untuk Menampilkan Transaksi Terkait

Saat ini, kami telah menambahkan fitur "Related Documents" yang memungkinkan kamu untuk melihat semua transaksi terkait untuk setiap dokumen, kecuali Delivery Summary (DS).

Fitur ini mendukung transaksi seperti Sales Order (SO), Sales Invoice (SI), Delivery Order (DO), dan Customer Payment (CP), dan memudahkan pelacakan hubungan antar dokumen.

Highlight	✅ Menampilkan semua transaksi yang terkait dengan dokumen yang dipilih. ✅ Memudahkan pelacakan dan verifikasi hubungan antara dokumen dan transaksi terkait. ✅ Fitur ini mencakup dokumen seperti SO, SI, DO, dan CP.
Limitasi	❌ Fitur ini tidak berlaku untuk dokumen Delivery Summary (DS). ❌ Hubungan antar dokumen mungkin tidak terlihat jika data tidak terhubung dengan benar dalam sistem.
Cara pembuatan	Akses modul SO, SI, DO, atau CP. Temukan dokumen yang ingin dilihat transaksi terkaitnya. Buka dokumen yang ingin dilihat transaksi terkaitnya. Akses opsi "Related Documents" dari menu atau tampilan dokumen. Sistem akan menampilkan daftar transaksi yang terkait dengan dokumen tersebut. Tinjau transaksi terkait untuk informasi lebih lanjut.

2. Pilihan Status 'Waiting' dan 'Ready' pada Pembuatan Delivery Order setelah Confirm Delivery Summary

Pada fitur baru ini, memungkinkan kamu untuk menentukan status 'Waiting' atau 'Ready' saat membuat Delivery Order setelah Confirm Delivery Summary.

Dengan status 'Waiting', dokumen Delivery Order akan dibuat tanpa memotong stok barang, sementara dengan status 'Ready', dokumen dibuat dan stok langsung dipotong.

Highlight	✅Opsi baru untuk menentukan status Delivery Order sebagai 'Waiting' atau 'Ready' saat konfirmasi Delivery Summary. Sehingga dapat memprioritas pengiriman berdasarkan ketersediaan barang. ✅Flexibilitas dalam pengelolaan stok sesuai kebutuhan pengiriman. ✅Mengurangi risiko kesalahan stok dengan memilih status yang sesuai.
Limitasi	❌Opsi 'Waiting' hanya menunda pemotongan stok, namun stok tetap harus dikelola dengan hati-hati untuk menghindari ketidaksesuaian. ❌Walaupun sudah status Delivery Order 'Waiting', jika user ingin mengubah data, user harus cancel Delivery Order terlebih dahulu. ❌Setelah status 'Ready' dipilih dan stok dipotong, jika user ingin mengubah data, user harus cancel Delivery Order terlebih dahulu. Stok yang sebelumnya sudah dipotong akan dikembalikan ke warehouse. ❌Hanya bisa menentukan status ‘Waiting’ saat confrim delivery summary.
Cara Pembuatan	Saat confirm DS, akan muncul popup pemilihan save as waiting atau save as ready beserta tooltip penjelasannya.

3. Pembatalan Sales Invoice

Sekarang, kamu dapat membatalkan Sales Invoice dengan mudah dan cepat. Fitur ini memberikan fleksibilitas lebih dalam mengelola transaksi kamu, memastikan bahwa setiap perubahan dapat dilakukan dengan efisien sesuai kebutuhan bisnis kamu.

Highlight	✅Menyediakan opsi untuk membatalkan Sales Invoice dengan cepat. ✅Meningkatkan fleksibilitas dalam pengelolaan transaksi. ✅Mempermudah penyesuaian dan perbaikan transaksi sesuai kebutuhan bisnis.
Limitasi	❌Cancel sales invoice hanya bisa dilakukan pada status “Active” ❌Sales invoice hanya bisa dibatalkan jika dokumen Customer payment belum di buat
Cara	Akses modul Sales Invoice dalam sistem. Temukan Sales Invoice yang ingin dibatalkan dari daftar transaksi. Pilih opsi "Cancel" dan konfirmasi tindakan tersebut. Sistem akan memproses pembatalan dan memperbarui status Sales Invoice
Syarat	Pengguna harus memiliki hak akses untuk melakukan pembatalan sales invoice. Sales invoice hanya bisa dibatalkan jika dokumen Customer payment belum di buat. Cancel sales invoice hanya bisa dilakukan pada status “Active”.

4. Pembatalan Pembayaran

Untuk fitur "Cancel Payment" ini memungkinkan kamu untuk membatalkan pembayaran yang telah dilakukan. Fitur ini memberikan fleksibilitas lebih dalam pengelolaan transaksi, dengan opsi untuk membatalkan pembayaran jika terjadi kesalahan atau perubahan dalam proses transaksi.

Highlight	✅Kemampuan untuk membatalkan pembayaran yang telah diproses. ✅Menambah fleksibilitas dalam manajemen transaksi dan penanganan kesalahan. ✅Meningkatkan kontrol pengguna atas status pembayaran dan proses akuntansi.
Limitasi	❌ Belum memiliki fitur pengembalian uang (Refund).
Cara	Akses modul pembayaran pelanggan. Temukan pembayaran yang ingin dibatalkan dari daftar transaksi. Pilih opsi "Cancel" dan konfirmasi tindakan tersebut. Sistem akan memproses pembatalan dan memperbarui status pembayaran sesuai kebutuhan.
Syarat	Pengguna harus memiliki hak akses untuk melakukan pembatalan pembayaran. Kebijakan internal atau prosedur tambahan mungkin diperlukan untuk memproses pembatalan pembayaran. Cancel pembayaran hanya bisa dilakukan pada status “Active” dan “Completed”.

5. Peningkatan Proses Pembuatan Sales Invoice (SI) untuk Sales Order dari Halaman Sales Invoice

Sebelumnya, pembuatan Sales Invoice (SI) memerlukan Sales Order (SO) dengan Delivery Order (DO) atau status SO adalah "To Invoice." Kini, kamu dapat membuat SI tanpa harus memiliki DO atau status SO masih “Verified”, loh.

Highlight	✅Dengan mudah akan mengkategorikan seluruh sales order yang belum ditagih dari customer yang dipilih. ✅Dapat dengan fleksibel mengatur kuantitas sales order yang ingin ditagih sehingga dapat melakukan invoice partial. Berlaku untuk SO yang memiliki promo dan tidak. ✅Dapat mengubah kuantitas yang ingin ditagih sehingga dapat menagih SI parsial. ✅SO yang dapat dipilih untuk pembuatan SI sekarang bisa untuk SO dengan status ToInvoice (SO yang sudah dibuatkan DO) dan SO dengan status Verified (SO yang belum dibuatkan DO).
Limitasi	❌ Saat ini hanya dapat menagih per 1 sales order. ❌Jika Sales Invoice telah dibuat untuk Sales Order yang berstatus Verified, maka SO tersebut sudah tidak dapat dibuatkan Delivery Order. ❌Saat pemilihan SO pada pembuatan Sales Invoice, SO yang sudah ditagih (item = 0 dan amount = Rp 0) masih muncul saat pemilihan walaupun tidak dapat dipilih.
Cara	Ke halaman sales invoice. Click tombol “+ Add Sales Invoice”. Pilih Pelanggan, Tanggal Invoice, Salesperson, Gudang, Payment Term & Due Date. Informasi berapa SO yang belum dibuatkan Sales Invoice akan muncul. Click tombol Create Invoice. Pilih SO yang ingin dibuatkan Sales Invoice dan click pilih pada SO yang masih memiliki item untuk faktur. Tampilan Item dan kuantitas yang akan ditagih akan di munculkan. Jika ingin menghapus SO, tinggal klik icon X. Simpan.
Syarat	Kolum yang memiliki tanda * artinya tidak boleh kosong Kolum Pelanggan: Hanya bisa memilih pelanggan dengan status aktif. Produk yang bisa dipilih sebagai item menyesuaikan Salesperson yang dipilih

What's Changed?

1. Perubahan jam menjadi format 24 jam pada dokumen SO, DO, SI, DS, CP

Kami telah memperbarui format jam pada dokumen Sales Order (SO), Delivery Order (DO), Sales Invoice (SI), Delivery Summary (DS), dan Credit Payment (CP) menjadi format 24 jam. Peningkatan ini bertujuan untuk standarisasi waktu yang lebih jelas dan konsisten dalam laporan dan dokumen.

Before	After

2. Penambahan Ikon Loading pada Tampilan Daftar saat Data Dimuat

Kami telah menambahkan ikon loading pada tampilan daftar saat data sedang dimuat. Ikon ini memberikan umpan balik visual kepada pengguna bahwa sistem sedang memproses permintaan, meningkatkan pengalaman pengguna dan mengurangi kebingungan saat menunggu data tampil. Sebelumnya, hanya menampilkan informasi "No Data" saat loading tanpa indikasi proses sedang berlangsung.

Before	After

3. Peningkatan Notifikasi Detail dengan Informasi Nomor Dokumen dan Detail Lengkap

Kini, notifikasi detail telah ditingkatkan untuk memungkinkan pengguna melihat nomor dokumen beserta informasi lengkapnya. Peningkatan ini memberikan akses yang lebih mudah dan cepat terhadap informasi penting terkait transaksi, sehingga memudahkan pengguna dalam melakukan pengecekan dan pengelolaan dokumen.

Before	After

4. Pembatalan Delivery Order

Sekarang, kamu dapat membatalkan Delivery Order dengan mudah dan cepat. Fitur ini memberikan fleksibilitas tambahan dalam mengelola pengiriman dan memastikan bahwa setiap perubahan dapat dilakukan dengan efisien sesuai kebutuhan bisnis.

Highlight	✅ Menyediakan opsi untuk membatalkan Delivery Order dengan cepat. ✅ Mempermudah penyesuaian dan pengelolaan pengiriman jika terjadi perubahan atau kesalahan.
Limitasi	❌Cancel delivery order hanya bisa dilakukan pada status “ready” dan “waiting”
Cara	Akses modul Delivery Order dalam sistem. Temukan Delivery Order yang ingin dibatalkan dari daftar transaksi. Pilih opsi "Cancel" dan konfirmasi tindakan tersebut. Sistem akan memproses pembatalan dan memperbarui status Delivery Order
Syarat	Pengguna harus memiliki hak akses untuk melakukan pembatalan delivery order. Delivery order hanya bisa dibatalkan jika dokumen Delivery Summary belum di buat Cancel delivery order hanya bisa dilakukan pada status “ready” dan “waiting”

Selamat mencoba, Kawan Simpli!

Jangan ragu untuk menghubungi tim Customer Success Kami jika ada pertanyaan atau memerlukan bantuan. Kami siap membantu, Kawan Simpli! Terima kasih telah memilih SimpliDOTS. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan experience Kawan Simpli dalam menggunakan SimpliDOTS.

Salam Hangat - Androsim -